Dimona pour flexi-jobs et étudiants : bien faire la déclaration
Quel type de travailleur choisir, quand déclarer et que noter chaque jour ? La Dimona des flexi-jobs (FLX) et des étudiants (STU) pour l’horeca.
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La Dimona est la déclaration électronique par laquelle vous informez l’ONSS de l’entrée ou de la sortie d’un travailleur. Pour les flexi-jobistes et les étudiants, le tarif avantageux dépend d’une déclaration correcte et faite à temps. Dans les cafés, ça coince souvent lors des services de dernière minute : quelqu’un vient dépanner et personne ne pense à la Dimona.
FLX et STU en un tableau
| Flexi-jobiste | Étudiant | |
|---|---|---|
| Type de travailleur dans Dimona | FLX | STU |
| Commission paritaire dans Dimona | XXX (autre) | voir votre secrétariat social |
| Type de déclaration | Dimona journalière avec heure de début et de fin (contrat oral) ou période d’un trimestre maximum (contrat écrit) | au plus tard le jour où l’étudiant commence |
| Obligation supplémentaire | enregistrer chaque jour l’heure de début et de fin | les heures sont déduites du contingent de 650 heures |
| Avantage | cotisation patronale spéciale de 28 %, pas d’ONSS travailleur | cotisation de solidarité (5,42 % employeur, 2,71 % étudiant) dans les 650 heures |
Flexi-jobistes : FLX
Pour un flexi-jobiste, vous faites une Dimona avec le type de travailleur FLX et la commission paritaire XXX. La manière dépend du type de contrat flexi-job :
- Contrat oral : une Dimona journalière avec l’heure de début et de fin de la prestation.
- Contrat écrit : une Dimona pour une période d’un trimestre maximum, introduite au plus tôt un mois à l’avance. Un enregistrement des présences est également nécessaire.
Pour chaque période déclarée, vous enregistrez chaque jour l’heure de début et de fin de chaque flexi-travailleur, via la caisse enregistreuse ou un système alternatif d’enregistrement des présences. Le SPF Emploi exige en outre un système permettant d’enregistrer et de suivre toutes les heures du flexi-jobiste.
Après le trimestre suivent encore la DmfA via votre secrétariat social et la transmission obligatoire des données flexi via Flexi at work. Les conditions sont détaillées dans notre guide flexi-jobs dans l’horeca.
Étudiants : STU
Les étudiants sont toujours déclarés dans Dimona avec le type de travailleur STU, quelle que soit la période de travail. La déclaration doit être faite au plus tard le jour où l’étudiant commence à travailler.
Ce que vous réservez dans Dimona est déduit du solde de l’étudiant : le solde vaut 650 heures moins les heures prestées et moins les heures déjà réservées dans Dimona. Si un étudiant dépasse le contingent, vous recevez un avertissement lors de la déclaration.
Si vous ne respectez pas les règles de déclaration, vous perdez la cotisation de solidarité et payez les cotisations ordinaires. Plus d’infos dans planifier des étudiants, ou vérifiez le solde avec le compteur d’heures étudiant.
Une méthode qui fonctionne en café
- Planifiez d’abord, déclarez tout de suite. Dès qu’un service avec un flexi-jobiste ou un étudiant est fixé, faites la Dimona. N’attendez pas la fin de la semaine.
- Remplaçant de dernière minute ? Faites la Dimona avant que la personne commence, même à 17 h 45 pour un service de 18 h.
- Désignez un responsable. Convenez de qui fait les Dimona : vous, le manager de service ou votre secrétariat social.
- Contrôlez chaque semaine. Comparez le planning publié avec les déclarations introduites. Chaque nom du planning doit avoir une Dimona valable.
Erreurs fréquentes
- Laisser un étudiant commencer et faire la Dimona « demain ».
- Planifier un flexi-jobiste déjà occupé chez vous sous un autre contrat.
- Des heures qui diffèrent de la déclaration sans correction.
- Oublier qu’un étudiant consomme aussi des heures chez d’autres employeurs.
Questions fréquentes
Faut-il une Dimona pour un étudiant qui vient aider un seul soir ?
Oui. Les étudiants sont toujours déclarés dans Dimona, quelle que soit la durée de l’occupation. La déclaration doit être faite au plus tard le jour où l’étudiant commence à travailler. Un seul soir de renfort demande donc aussi une Dimona.
Puis-je déclarer un flexi-jobiste à l’avance pour tout un trimestre ?
Uniquement avec un contrat flexi-job écrit. Vous pouvez alors faire une Dimona pour une période d’un trimestre maximum, au plus tôt un mois à l’avance. Avec un contrat oral, vous faites une Dimona journalière avec heure de début et de fin. Dans les deux cas, vous enregistrez chaque jour l’heure de début et de fin.
Et si le service dure plus longtemps que prévu ?
Votre déclaration ou votre enregistrement ne correspond alors plus à la réalité. Corrigez ce qui doit l’être, via votre secrétariat social ou dans l’application en ligne. Il est utile que votre planning corresponde, après coup, à ce qui a réellement été presté.
Qui fait la Dimona : moi ou mon secrétariat social ?
Les deux sont possibles. L’obligation incombe à l’employeur, mais beaucoup de cafés confient la déclaration à leur secrétariat social. Convenez de qui fait quoi et quand, pour qu’un remplaçant du vendredi soir ne passe pas entre les mailles du filet.
Avec BarPlanner
BarPlanner ne fait pas de déclaration Dimona et n’est ni un système d’enregistrement des présences ni une caisse enregistreuse. Il vous aide en revanche à aligner vos déclarations sur votre planning : vous publiez une version claire du planning, avec pour chaque personne le statut (étudiant, flexi ou activité principale) et ses heures de début et de fin, y compris après minuit. Si quelque chose change après la publication, les personnes concernées sont prévenues et vous voyez quels services ont changé, ce qui vous indique les déclarations à adapter. Découvrez les fonctionnalités.
