Werkrooster maken voor je café: stap voor stap
Maak een werkrooster voor je café dat klopt en dat je team leest: vaste shiften, bezetting, beschikbaarheid, publiceren en ruilen.
4 min lezen
Een werkrooster voor een café lijkt eenvoudig tot het vrijdagavond is en je drie mensen tekortkomt. De meeste problemen ontstaan lang vóór die avond: shiften die niet duidelijk zijn afgebakend, beschikbaarheid die via vijf kanalen binnenkomt en een rooster dat niemand terugvindt. Deze gids loopt de stappen door in de volgorde waarin je ze het best zet.
1. Leg je vaste weekpatroon vast
Begin met een lege week en noteer per dag wanneer je open bent en hoeveel mensen je per functie nodig hebt. Denk in tijdsblokken, niet in mensen: "vrijdag 16:00 tot 02:00, bar 3, bediening 2" is een tijdsblok met een bezetting.
Een paar vragen die vaak vergeten worden:
- Loopt de shift over middernacht? Een shift van 18:00 tot 02:00 hoort bij vrijdag, ook al eindigt hij zaterdag. Schrijf dat expliciet op, zodat niemand denkt dat hij zaterdagavond moet komen.
- Verandert de bezetting tijdens de avond? Om 22:00 heb je misschien vier mensen nodig en om 01:00 nog twee. Splits het blok of geef mensen eigen uren binnen het blok.
- Welke functies heb je echt? Houd het bij twee of drie (bijvoorbeeld bar, bediening, keuken). Te veel functies maken het rooster moeilijk leesbaar.
Dit patroon is je sjabloon. Elke week begin je hiervan en pas je alleen aan wat afwijkt, zoals een event of een feestdag.
2. Verzamel beschikbaarheid op één plek
Vraag je team om beschikbaarheid door te geven vóór een vaste deadline, bijvoorbeeld donderdag voor de week erna. Belangrijker dan de deadline is dat het op één plek gebeurt. Beschikbaarheid in een WhatsApp-groep, via sms en mondeling aan de toog leidt altijd tot iemand die "het toch gezegd had".
Twee soorten beschikbaarheid werken goed samen:
| Soort | Voorbeeld | Wanneer handig |
|---|---|---|
| Vaste regel | "Elke vrijdagavond kan ik" | Vaste krachten en studenten met een vast lessenrooster |
| Per shift | "Zaterdag 24 oktober kan ik niet" | Uitzonderingen, examens, vakantie |
Laat een uitzondering altijd voorgaan op een vaste regel. Anders plan je iemand in op de avond dat hij expliciet zei dat het niet ging.
3. Vul het rooster in, eerst de moeilijke shiften
Begin bij de shiften waar de minste mensen beschikbaar zijn, meestal de vroege weekendshift of de zondag. Vul daarna de populaire avonden. Zo voorkom je dat je de enige persoon die zondag kan, al op vrijdag hebt ingezet.
Let bij het invullen op:
- Rust tussen twee shiften. De hoofdregel in de Arbeidswet is minstens 11 opeenvolgende uren rust tussen twee dagelijkse prestaties. Wie om 02:00 stopt, start dus niet om 10:00 weer. Er bestaan afwijkingen; check wat voor je sector geldt.
- Spreiding van uren. Geef niet telkens dezelfde mensen de lange shiften. Een overzicht van de geplande uren per persoon per week helpt je dat te zien.
- Statuut. Studenten en flexi-jobbers hebben eigen regels (zie onze gidsen over jobstudenten en flexi-jobs). Zet het statuut zichtbaar naast elke naam.
4. Controleer de bezetting per uur
Een shift kan "volledig" lijken terwijl er een gat in zit. Als twee mensen van 18:00 tot 23:00 werken en jij er drie nodig hebt tussen 22:00 en 00:00, klopt het blok op papier maar niet in de praktijk. Overloop elk blok per uur: hoeveel mensen staan er om 17:00, om 22:00, om 01:00?
Vind je een gat, dan heb je drie opties: iemand langer laten werken, iemand later laten starten of de bezetting voor dat uur bewust lager zetten. Kies bewust, zodat je zelf weet waar het krap wordt.
5. Publiceer één versie en houd ze bij
Stuur het rooster pas rond als het af is, en dan in één versie. Een rooster dat in drie versies circuleert, is erger dan geen rooster. Spreek af waar de geldende versie staat en wat er gebeurt als iets wijzigt.
Wijzigt er na publicatie toch iets, communiceer dan alleen met de betrokkenen en laat de rest van het rooster ongemoeid. Mensen moeten erop kunnen vertrouwen dat hun gepubliceerde shift blijft staan tot ze iets anders horen.
6. Regel ruilen en annuleren met één afspraak
Ruilen is normaal in de horeca. Het probleem is ruilen zonder dat jij het weet. Leg één afspraak vast:
- De medewerker vraagt een collega om over te nemen.
- De collega bevestigt.
- Jij keurt goed. Tot dan blijft het oude rooster gelden.
Bij een annulering geldt hetzelfde: de shift blijft van de medewerker tot jij goedkeurt. Zo weet je altijd wie er effectief komt.
7. Vergeet de administratie niet
Een rooster is geen aangifte. Studenten en flexi-jobbers moeten aangegeven zijn in Dimona; voor studenten ten laatste op de dag dat ze beginnen te werken. Lees hierover onze gids Dimona voor flexi-jobs en studenten. Wil je weten hoeveel uren een student nog kan werken, gebruik dan de studentenuren-teller.
Zo doe je dit in BarPlanner
In BarPlanner leg je tijdsblokken vast met een bezetting per functie, ook over middernacht. Je kopieert de vorige week in één klik en past alleen aan wat anders is. Je team geeft beschikbaarheid per shift of met een vaste regel; uitzonderingen gaan voor. Bij het inplannen zie je wie beschikbaar is, hoeveel uren iemand die week al heeft en of iemand op dat moment al in een andere zaak werkt. Een waarschuwing toont waar de bezetting per tijdsdeel te laag is. Je publiceert alleen de shiften die klaar zijn, en ruilen of annuleren loopt via een aanvraag die jij goedkeurt. Bekijk de prijs of start een proefperiode van 30 dagen.
